Il Vendor rating è un sistema utilizzato dalle aziende per valutare le prestazioni e l’affidabilità dei propri fornitori. In genere prevede l’assegnazione di un punteggio numerico o di una valutazione ai fornitori in base a fattori quali i costi relativi ai loro servizi, la qualità, i tempi di consegna e la capacità di rispondere alle esigenze dei clienti.
Il sistema di valutazione può essere utilizzato per identificare e premiare i fornitori più performanti, nonché per identificare e risolvere i problemi con i fornitori meno performanti. Alcune aziende utilizzano il Vendor rating come strumento per negoziare condizioni e prezzi migliori con i fornitori, e può anche essere utilizzato per contribuire alla gestione della catena di fornitura e del rischio. La valutazione dei fornitori può essere effettuata manualmente o con sistemi software automatizzati.
In genere c’è una differenza tra il Vendor rating preventivo e quello consuntivo.
Vendor rating preventivo
Il Vendor rating preventivo è una valutazione che viene fatta prima del servizio di fornitura, noto anche come Vendor rating pre-aggiudicazione, viene effettuato durante il processo di selezione dei fornitori. Questo tipo di valutazione viene utilizzato per valutare i potenziali fornitori e per selezionare il miglior fornitore per un particolare Ordine di Acquisto. In genere si tratta di valutare i fornitori in base a fattori quali le prestazioni passate, la stabilità finanziaria e la capacità di soddisfare i requisiti specifici del contratto o dell’Ordine di acquisto.
Vendor rating consuntivo
Il Vendor rating consuntivo, invece, è la valutazione del fornitore dopo il servizio di fornitura, nota anche come valutazione del fornitore post aggiudicazione, viene effettuata dopo che il fornitore ha eseguito il contratto o l’Ordine di Acquisto. Questo tipo di rating viene utilizzato per valutare le prestazioni del fornitore durante il servizio di fornitura. In genere si tratta di valutare i fornitori in base a fattori quali i tempi di consegna, la qualità dei beni o dei servizi e la capacità di risposta alle esigenze dei clienti.
Il Vendor rating consuntivo aiuta anche a identificare le aree di miglioramento e a intraprendere le azioni necessarie per risolvere eventuali problemi che possono sorgere durante il servizio di fornitura.
Come perfezionare il Vendor rating
I piani di miglioramento sono piani condivisi tra cliente e fornitore; condividendo e discutendo delle note negative della fornitura o dell’intera attività del fornitore si cercano nuove modalità per arrivare a uno standard di fornitura più alto.
Sono diversi i passi che un fornitore può compiere per migliorare il proprio rating:
- Comprendere i requisiti dell’acquirente: è importante che i fornitori comprendano le esigenze e le aspettative specifiche dei loro acquirenti, al fine di adattare i loro prodotti o servizi di conseguenza.
- Rispettare sempre i termini di consegna: il rispetto dei termini di consegna è fondamentale per mantenere un buon Vendor rating. I fornitori devono adoperarsi per garantire il rispetto dei tempi di consegna concordati con l’acquirente.
- Fornire prodotti o servizi di qualità: i fornitori devono adoperarsi per garantire che i loro prodotti o servizi soddisfino sempre o superino, addirittura, le aspettative dell’acquirente.
- Comunicare efficacemente: una buona comunicazione è fondamentale per mantenere un buon Vendor rating. I fornitori devono impegnarsi a stabilire chiare linee di comunicazione con i loro acquirenti e a tenerli informati di qualsiasi problema che possa sorgere.
- Rispondere alle esigenze dei clienti: i fornitori devono essere sensibili alle esigenze dei loro acquirenti e apportare modifiche o aggiustamenti, se necessario.
- Fornire valore aggiunto: offrire servizi aggiuntivi o soluzioni a valore aggiunto può aiutare i fornitori a distinguersi dalla concorrenza e a migliorare il rating.
- Essere trasparenti e responsabili: essere trasparenti e responsabili, sia a livello ecologico che sociale, può contribuire a creare fiducia negli acquirenti e a migliorare lo score.
- Migliorare continuamente: migliorare continuamente la qualità dei prodotti o dei servizi, i processi e soprattutto la relazione con i clienti può aiutare i fornitori a rimanere davanti alla concorrenza e a mantenere un buon rating.
Una Supplier Relationship collaborativa
Ci sono, inoltre, diverse iniziative che sia gli acquirenti che i fornitori possono intraprendere per migliorare il loro rapporto e farlo funzionare in modo più efficace. Alcune di queste includono:
- Comunicazione: una comunicazione regolare e aperta tra acquirente e fornitore è fondamentale per mantenere un rapporto solido. Entrambe le parti devono lavorare per stabilire chiare linee di comunicazione e per garantire che tutte le informazioni importanti siano condivise in modo tempestivo e trasparente.
- Collaborazione: acquirenti e fornitori dovrebbero sforzarsi di lavorare insieme come partner, piuttosto che come avversari. La collaborazione su progetti e iniziative può aiutare entrambe le parti a comprendere le esigenze e gli obiettivi dell’altro e a sviluppare soluzioni reciprocamente vantaggiose.
- Pianificazione e previsione: sia il cliente che il fornitore devono lavorare insieme per sviluppare piani e previsioni efficaci per soddisfare le esigenze di fornitura. Ciò può contribuire a garantire che la Supply Chain funzioni senza intoppi e che non si verifichino interruzioni o ritardi.
- Metriche di performance e feedback continui: stabilire chiare metriche di performance e monitorarle regolarmente può aiutare sia l’acquirente che il fornitore a identificare le aree di miglioramento e a misurare il successo della loro relazione. Inoltre, sia l’acquirente che il fornitore devono essere aperti a feedback e suggerimenti per il miglioramento, e devono sforzarsi di migliorare continuamente la relazione e il modo in cui lavorano insieme.
- Flessibilità: Sia l’acquirente che il fornitore devono essere flessibili e disposti ad adattarsi ai cambiamenti delle circostanze e dei requisiti.
Adottando queste iniziative, entrambe le parti possono migliorare la loro relazione, aumentare l’efficienza e ridurre i rischi, creando in definitiva una partnership più proficua e di successo.
