Novembre 21, 2022
La Richiesta di Offerta (RDO) è uno strumento fondamentale per gli Uffici Acquisti per strutturare ed efficientare la condivisione di informazioni, dati e documenti tra Buyer e Supplier.
Attraverso una Richiesta di Offerta, infatti, è possibile condividere con i propri fornitori (e anche richiederle) informazioni più o meno specifiche, a seconda delle esigenze di acquisto aziendali.
La Richiesta di Offerta può essere utile durante il processo di valutazione, fornendo un modo coerente per confrontare le proposte dei fornitori rispetto a un prodotto/servizio, ma i vantaggi di una RDO sono tanti altri. È possibile, infatti, condividere una RDO anche con un solo fornitore, ad esempio per avere dettagli su un prodotto o servizio che offre, e poterne ricevere tutte le specifiche tecniche; o ancora può essere un utile strumento di tracciabilità dell’intero processo di acquisto aziendale da un punto di vista di governance e auditability.
Le Richieste di Informazioni (RDI) e le Richieste di Offerta (RDO) sono i due principali strumenti per investigare il mercato. Vediamo quali sono le differenze:
RDI (Richiesta di Informazioni)
La Richiesta di Informazioni, che spesso si configura in maniera simile alla Richiesta di Offerta, è uno strumento per interrogare il mercato in una fase preliminare dell’acquisto e per ricevere preventivi di massima o raccogliere informazioni propedeutiche alla creazione di una successiva RDO.
La RDI non ha come fine ultimo l’aggiudicazione della commessa, ma la raccolta di informazioni in maniera strutturata e tracciata, utili poi per la formalizzazione di una successiva Richiesta di Offerta.
RDO (Richiesta di Offerta)
La Richiesta di Offerta è lo strumento per richiedere preventivi e offerte ai fornitori, e più in generale per condividere e raccogliere informazioni dal mercato.
La finalità della RDO è quella di aggiudicare la commessa alla soluzione più idonea sul mercato, sia da un punto di vista tecnico, che da un punto di vista economico.
Per questo motivo, la RDO è il miglior strumento in circolazione per valutare il TCO (Total Cost of Ownership) di un acquisto, perché un Buyer può analizzare e confrontare le offerte da svariati punti di vista, impostando delle matrici di offerta, a cui i fornitori si devono adeguare in sede di risposta.
Una Richiesta di Offerta ben strutturata è importante per il processo di sourcing e deve fornire tutte le informazioni fondamentali ai supplier che dovranno poi sottomettere le offerte per erogare la fornitura. La strategicità della RDO risiede principalmente nella sua applicabilità a tutti i contesti di mercato e a una serie di vantaggi che la struttura della RDO porta con sé:
Le RDO permettono di creare diversi template di categoria, di definire cioè degli standard configurativi di mercato, trasferendo la competenza dei Category Manager all’interno della struttura della RDO (questionari, domande, documentazione, struttura della busta economica con cost breakdown, etc.), rendendo in questo modo il know-how di categoria una vera e propria risorsa aziendale.
Il processo di RDO garantisce piena trasparenza e pari opportunità a tutti i fornitori coinvolti, rendendo chiare e standardizzate le richieste, così che i fornitori possano comprendere di cosa ha bisogno l’acquirente, centrando la proposta e ottimizzando l’Offerta. Tutto ciò contribuisce chiaramente anche a un miglioramento della relazione con i fornitori.
Le RDO consentono di tenere traccia di tutti i passaggi del processo di acquisto. Sia per quanto riguarda la governance interna, quindi per analizzare la spesa o per avere visibilità totale delle forniture assegnate, sia nel caso di audit esterni, grazie alle RDO è possibile tracciare e giustificare tutte le scelte di acquisto.
Le RDO spesso portano a una riduzione dei costi perché si innesca una naturale competizione tra i fornitori, dettata dalla maggiore oggettività nel confronto delle proposte e nella gestione della trattiva stessa. I termini di paragone non si fermano al saving diretto, ma consentono di ottenere comparazioni tecnico-economiche, di TCO (Total Cost of Ownership) e di sourcing collaborativo.
Una Richiesta di Offerta ben strutturata, oltre a dare ai fornitori un perimetro di informazioni entro il quale muoversi nella presentazione delle offerte, stabilisce tempi definiti entro cui sottomettere le offerte. In questo modo, il processo di approvvigionamento è meno esposto a ritardi e dilazioni.
Inoltre, grazie agli allineamenti automatici, l’attività di comparazione delle offerte è più rapida e le informazioni utili al confronto sono rintracciabili più velocemente.
Un software di gestione delle RDO e di tutto il ciclo di acquisto consente alle aziende di strutturare gli acquisti, di tenere traccia delle richieste e può automatizzare e velocizzare l’intero processo.
Un software di eProcurement consente di creare le richieste direttamente dalla piattaforma o dallo smartphone, senza utilizzare fogli di calcolo complessi, dal momento che tutte le informazioni contenute nelle richieste vengono salvate in un’unica area e sono facilmente accessibili dalle parti interessate coinvolte nella richiesta.
Tra gli aspetti più importanti dell’utilizzo di un software per gestire RDI e RDO ci sono la possibilità di accedere alle varie iniziative in qualsiasi momento e ovunque, oltre alla raccolta di tutte le informazioni dell’intero ciclo di acquisto in un unico archivio digitale.
Attraverso il collegamento tra i record delle RDA (Richieste di Acquisto) interne, la piattaforma dispone di una traccia di controllo completa dell’attività, collegando le informazioni delle posizioni della RDA alla busta economica della RDO e, infine, facendole confluire nell’ODA (Ordine di Acquisto).
