Dalle grandi transazioni con i fornitori alle piccole spese di viaggio, il controllo delle spese richiede un approccio olistico alla gestione dei costi.
Quando si tratta di gestire le spese aziendali, si può essere tentati di effettuare tagli indiscriminati senza piuttosto ripensare alla gestione dei flussi di spesa.
In questo articolo vogliamo darvi una panoramica sul controllo delle spese aziendali e alcuni suggerimenti sugli strumenti più utili per ottimizzare i flussi di acquisto interni.
Per ottenere il controllo sulle spese il primo passo per le aziende dovrebbe essere ottenerne la massima visibilità. I dati di spesa sono, infatti, l’arma principale contro le transazioni non controllate, perché permettono di ottimizzare i processi ed efficientare gli acquisti.
L’uso di piattaforme digitali come strumento di analisi dei dati si applica naturalmente bene al controllo delle spese a livello aziendale; ma quali sono i sintomi che mostrano che il controllo della spesa ha bisogno di essere rivalutato? Le situazioni tipiche sono:
- Quando si lavora con budget limitati
- Quando si ha a che fare con errori e acquisti mal gestiti
- Quando si lavora con protocolli di approvvigionamento mal definiti
- Quando non si hanno flussi di lavoro adeguati all’approvazione di transazioni importanti
- Quando si spende troppo tempo con attività meccaniche e ripetitive e con documenti cartacei
Anche se non in presenza di questi segnali, il controllo delle spese è comunque essenziale per qualsiasi azienda per evitare problematiche simili e rimanere competitivi in futuro.
Molte delle sfide che le organizzazioni affrontano quando implementano soluzioni di controllo della spesa possono essere risolte attraverso l’uso di una piattaforma di digital procurement. Ci sono molte ragioni per cui questo strumento dovrebbe essere considerato:
- Centralizzazione: ottenere la visibilità sugli acquisti, componente fondamentale del controllo delle spese, può essere fatto solo quando tutte le attività di esborso sono centralizzate su una singola piattaforma. Ogni pagamento, non importa quanto piccolo, può essere registrato per essere analizzato in qualsiasi momento. E i dati sono in tempo reale, in modo da non aspettare la fine di un trimestre per prendere decisioni.
- Approvazioni accelerate: Un sistema di approvazione automatizzato aiuta ad accelerare i processi e a evitare che i team debbano aspettare troppo per le approvazioni. Questo tipo di piattaforme consente di costruire i flussi di acquisto interni. Per esempio, è possibile impostare limiti di spesa per determinati centri di costo o individuare utenti interni che approvino spese sopra un dato budget. I responsabili degli acquisti devono solo impostare i parametri di pre-approvazione e aspettare le notifiche sui propri dispositivi ogni volta che qualcuno in azienda richiede l’approvazione per una spesa.
- Digitalizzazione: Un altro vantaggio notevole è la possibilità di trasformare tutte le ricevute e le fatture cartacee in copie digitali. È importante lavorare con tempestività su fatture e ordini, digitalizzandoli, così da ricavare tutte le informazioni descrittive e numeriche che servono per ricostruire i flussi di spesa all’interno della piattaforma.
