Febbraio 13, 2023
Per spesa Maverick (anche detta spend o spesa anomala, irregolare) in ambito Procurement si intende la spesa effettuata da un’azienda presso fornitori terzi che non segue politiche e flussi di acquisto definiti e ufficiali. Questo tipo di spesa è spesso visto come una deviazione dalle procedure standard e può portare a problemi di conformità, controllo dei costi e gestione dei fornitori.
Con spesa Maverick, quindi, si intende l’acquisto di beni o servizi fuori contratto o da fornitori non preferenziali il che può significare che l’azienda non beneficia degli sconti sui fornitori abituali che il team di procurement ha faticosamente negoziato.
Ma ancora, la spesa Maverick può danneggiare le relazioni con i fornitori, influenzare i futuri termini contrattuali e aprire la porta a pratiche commerciali subdole.
La spesa Maverick è un peso silenzioso. Può essere lenta e costante o apparentemente casuale. Di solito, quando le aziende spendono in maniera irregolare, si tratta di spese che non vengono tracciate e di cui non si comprende appieno l’impatto. Tenere sotto controllo le spese di un’azienda è una sfida per le funzioni Acquisti, ma anche per chi si occupa di contabilità, ed è un problema ancora più grave quando alcune forme di spesa passano inosservate. È stimato che le organizzazioni perdano in media dal 10 al 20% dei loro risparmi a causa di spese irregolari. Capire, quindi, come e se la spesa Maverick influisca sulla vostra azienda è un primo passo importante per trovare una soluzione.
L’ottimizzazione del processo di Procurement può aiutare a riportare le spese entro il budget, ma inizia con la comprensione di come si presentano le spese irregolari nella vostra organizzazione e di come i processi di approvvigionamento e le soluzioni giuste per fornire visibilità possono aiutare a risolvere questo problema.
Un dipendente acquista un computer da un fornitore non approvato perché pensa che sia più conveniente di quello che l’organizzazione ha stipulato.
Un dipendente acquista forniture per ufficio da un rivenditore online senza seguire i canali appropriati per verificare il prezzo migliore.
Un responsabile di reparto firma un contratto per un nuovo sistema software senza avere l’approvazione del reparto IT o del reparto acquisti.
Un team leader prenota un hotel per un viaggio di lavoro senza confrontare i prezzi o verificare se l’hotel è presente nell’elenco dei fornitori approvati dall’organizzazione.
Un rappresentante di vendita ordina regali di marca per i clienti da un fornitore non approvato.
Un dipendente paga un servizio di abbonamento per tutto il team e lo addebita sulla carta di credito personale, invece di passare attraverso il processo di approvvigionamento dell’organizzazione.
Un responsabile di reparto assume un consulente senza seguire il processo stabilito per l’assunzione di appaltatori.
Questi sono solo alcuni esempi, ma le spese irregolari possono assumere molte forme e possono verificarsi in qualsiasi reparto o a qualsiasi livello all’interno di un’organizzazione.
Gli acquisti fuori contratto avvengono spesso in una serie di circostanze:
Le pratiche standard utilizzate per snellire gli acquisti, come l’adozione di un software di gestione delle spese, possono certamente contribuire a ridurre la spesa Maverick.
Per definizione, la spesa Maverick implica mancanza di controllo e imprevedibilità, ma ci sono diversi gradi in cui si manifestano entrambe le caratteristiche. In genere, infatti, si distinguono tre livelli di spesa Maverick: bassa, media e alta.
La spesa Maverick di basso livello si riferisce tipicamente ad acquisti piccoli e poco frequenti che non hanno un impatto significativo sull’organizzazione.
La spesa Maverick di medio livello si riferisce ad acquisti effettuati al di fuori dei processi di approvvigionamento stabiliti, ma che hanno comunque un impatto moderato sull’organizzazione.
La spesa Maverick di alto livello si riferisce ad acquisti frequenti e di grandi dimensioni che vengono effettuati al di fuori dei processi di approvvigionamento stabiliti e che hanno un impatto significativo sull’organizzazione. Questi acquisti possono comportare perdite finanziarie significative e possono anche portare a problemi di conformità e legali.
Una fattura senza contratto associato ricevuta da un fornitore con cui non avete mai lavorato.
Spesa in parte controllata e in parte conosciuta: Una fattura incompleta inviata da un fornitore che conoscete bene. Ad esempio, potreste conoscere l’identità del fornitore, ma non i dettagli di ciò che è stato Spesa parzialmente controllata e conosciuta: contratto e fornitore approvati, ma mancanza alcuni dettagli della transazione Indipendentemente dalla tipologia di azienda, le spese irregolari possono verificarsi quasi ovunque per qualsiasi tipo di acquisto.
Esistono diverse strategie che le organizzazioni possono utilizzare per prevenire e controllare le spese irregolari:
Stabilire politiche e procedure chiare
Le organizzazioni devono e stabilire politiche e procedure chiare per l’acquisto di beni e servizi e assicurarsi che tutti i dipendenti conoscano e comprendano queste linee guida.
Implementare un sistema di acquisto centralizzato
Le aziende devono implementare un sistema di acquisti centralizzato che consenta di tracciare e monitorare tutti gli acquisti effettuati.
Utilizzare solo fornitori approvati
Le organizzazioni devono mantenere un elenco di fornitori approvati e richiedere che tutti gli acquisti vengano effettuati tramite questi fornitori per garantire che soddisfino gli standard di qualità e prezzo dell’organizzazione.
Fornire istruzione e formazione
Le aziende devono fornire istruzione e formazione ai dipendenti sull’importanza di aderire alle politiche e alle procedure di acquisto, nonché sui rischi associati alle spese irregolari.
Incoraggiare il coinvolgimento dei dipendenti
Le aziende devono incoraggiare i dipendenti a segnalare qualsiasi caso di spesa irregolare riscontrato e premiare coloro che lo segnala.
Utilizzare la tecnologia
Le organizzazioni possono utilizzare e contribuire a far rispettare le politiche e le procedure stabilite.
Monitoraggio e revisione delle spese
Il monitoraggio e la revisione periodica della spesa possono aiutare a identificare i modelli di spesa irregolare e consentire all’organizzazione di adottare le misure appropriate per affrontarli.
