Mantenere una buona relazione con i propri fornitori e lavorare per un costante miglioramento della collaborazione tra Buyer e Supplier sta sicuramente alla base di una sana gestione aziendale, sia dal punto di vista del Facility Management sia per quello che riguarda la produttività del proprio Business.
Moltissimi responsabili della gestione fornitori sanno infatti che ogni supplier è diverso e, per tale motivo, essere capaci di sviluppare una relazione di collaborazione forte e duratura con tutti non sempre è così scontato.
- Impostare fin da subito un “tone of voice“
Le prime impressioni contano ed è quindi imperativo iniziare la relazione di collaborazione con i propri fornitori con il piede giusto.
La prima e-mail, la prima chiamata, il primo contatto verbale: è sempre buona norma prendersi tutto il tempo necessario per svolgere al meglio questi primi approcci con i supplier e stabilire, fin da subito, un tono comunicativo efficace ma rispettoso.
- Comprendere a fondo i propri fornitori
Lavorare con un fornitore sarà più efficace se si sviluppa la capacità di comprenderli a fondo. Attraverso una migliore comprensione è infatti possibile affrontare le maggiori sfide e sviluppare una relazione più forte e duratura. Per migliorare questo aspetto, un passo fondamentale è quello di cercare di capire le posizioni aziendali dei referenti dei propri fornitori; scoprire chi sono i loro investitori e se sono quotati in borsa; approfondire la loro mission, il loro scopo e il modo in cui operano.
Grazie a questo quadro generale, sarà quindi possibile allineare al meglio l’attività di collaborazione insieme a loro.
- Incontrare i fornitori fisicamente
Il tempo lavorativo che si trascorre inviando e-mail o facendo telefonate è, oggi, certamente maggiore di quello dedicato all’incontro fisico. Per tale motivo, l’idea di incontrare di persona un fornitore esterno e dedicargli del tempo fortifica sicuramente la relazione di collaborazione.
In un secondo luogo, diventerà poi molto importante non solo stabilire un contatto fisico ma anche trovare le modalità corrette per sviluppare qualcosa di più di una relazione “solo lavorativa”. Infatti, un forte rapporto personale fortifica sicuramente quello professionale.
- Puntare a essere sempre il più onesti possibile
Chiaramente, in una relazione d’affari, è altamente probabile che ci sia disaccordo ma è certamente più semplice gestire queste situazioni se alla base della relazione di lavoro risiede dell’onestà.
Infatti, come spiega Dave Blanchard, Senior Editor della Industry Week:
“Come nelle relazioni personali, anche quelle con i fornitori richiedono onestà quando si verificano incidenti di percorso rispetto alle normali operazioni. Le Aziende, in caso di disservizi, dovrebbero infatti richiedere sempre una notifica immediata, senza però penalizzare il fornitore“, poiché certamente si possono trovare delle soluzioni insieme.
Esprimere presto questo desiderio di comunicazione onesta nella relazioni con i fornitori è un passo molto importante verso il miglioramento e l’efficientamento del rapporto fornitore/cliente.
- La comunicazione è la madre di ogni buona relazione
Infine, il maggiore punto su cui fare molta attenzione è certamente quello della comunicazione in generale, un fattore vitale come ricorda lo stesso Dave Blanchard.
Una comunicazione puntuale e strutturata potrà portare ad un rapporto di trasparenza, su entrambi i lati, ed impedirà passi falsi o servizi a “singhiozzo” come, ad esempio, ordini mancanti, incomprensioni o non puntualità nello svolgimento di una consegna o richiesta.
Per sviluppare una comunicazione efficace è quindi necessario stabilire un canale ed una struttura che faciliti la collaborazione lavorativa. Pertanto, diventa essenziale avere a disposizione gli strumenti giusti, ovvero quelli che consentono sia ai team interni sia a quelli esterni di comunicare e condividere rapidamente documenti ed altre informazioni utili a facilitare una comunicazione trasparente ed uniforme.
Uno strumento valido è certamente fornito da una piattaforma digitale che permette alle Imprese e alle Aziende di gestire in modo rapido ed efficiente il proprio parco fornitori, sia dal punto di vista della comunicazione sia per quello che concerne lo stato di avanzamento dei contratti, della compliance relativa alle norme vigenti e molto altro ancora.
