Novembre 15, 2015
La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione è una realtà; la fatturazione elettronica tra privati sta accelerando il passo. La fatturazione elettronica si presenta come una significativa leva strategica verso un “Sistema Paese” più digitalizzato, efficiente e competitivo, e come un elemento chiave nella collaborazione tra imprese, mondo finanziario e pubblica amministrazione. Su questo tema si sta svolgendo un ampio dibattito che, partendo dall’analisi di ciò che è stato fatto vuole discutere degli obiettivi che si vogliono raggiungere, raccogliere proposte e promuovere efficaci iniziative. L’esperienza in atto nella Pubblica Amministrazione è un patrimonio da capitalizzare per “Fare Sistema”: la componente privata non può essere disconnessa da quella pubblica che ha già cominciato a definire dei propri standard, a sperimentare regole, metodologie e modalità operative e che deve fornire gli spunti per favorire un’accelerazione verso soddisfacenti soluzioni anche nel settore privato. Cosa si intende per fatturazione elettronica? Si intende la digitalizzazione del processo che parte dalla composizione della fattura e si conclude con la sua archiviazione. La fattura elettronica non è un semplice file fatto a immagine digitale di un documento cartaceo e spedibile per via telematica. Consiste invece di un file strutturato secondo un formato predefinito, contenente campi identificabili che descrivono i dati della fattura. Il fornitore che emette la fattura compila questi campi; il cliente che riceve telematicamente la fattura è messo potenzialmente in grado di estrarne automaticamente i dati per sottoporli a controllo e inserimento nei propri sistemi amministrativi senza alcuna intermediazione manuale. Vediamo innanzitutto in estrema sintesi, senza dettagli tecnici e senza prendere in considerazione gli aspetti giuridici, cosa è successo nel settore pubblico.
Nella prima decade degli anni 2000 è stato formalizzato il Codice della Pubblica Amministrazione Digitale. Negli anni successivi sono stati progressivamente fissati gli elementi base per la fatturazione elettronica e definiti gli obiettivi temporali di realizzazione. Il 6 giugno 2014 è diventato obbligo l’uso della fattura elettronica nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni Centrali; il 31 marzo 2015 l’obbligo è stato esteso anche alle Pubbliche Amministrazioni Locali. Al mese di settembre del 2015 il numero dei fornitori che hanno inviato almeno una fattura alla PA è superiore a 450.000 unità e sta crescendo. La rilevazione di settembre mostra che sono state presentate al Sistema di Interscambio (SdI: sistema pubblico a cui devono essere inviate tutte le fatture e che ha il compito di controllare la loro correttezza e di smistarle alle amministrazioni destinatarie) quasi 2.400.000 fatture (con un picco di quasi 2.700.000 nel mese di luglio) producendo un cumulato di quasi 17.000.000 di fatture dall’entrata in vigore della legge. Nel contempo sta calando l’incidenza degli scarti (fatture anomale, non corrette, ecc.) che nel mese di settembre si attesta sotto il 7%. Questi numeri dimostrano che la macchina è partita e dopo una fase di rodaggio a qualche mese di distanza si può dire che il sistema dei fornitori si sta adeguando rapidamente alle nuove modalità di relazione con la Pubblica Amministrazione. Ora, grazie al Sistema di Interscambio che “vede” tutte le fatture, sappiamo quante fatture vengono inviate alla Pubblica Amministrazione, quanti fornitori le hanno inviate, quanti sono gli uffici destinatari, qual’è il volume fatturato e com’è la sua distribuzione. Cose che prima non si conoscevano con esattezza. Questi numeri estremamente incoraggianti non devono nascondere alcuni aspetti di debolezza che sono comunque già diventati punti di attenzione, per esempio del “Forum italiano sulla fatturazione elettronica e l’e-procurement”, a cui si affiancano altre iniziative tra cui quella, ormai storica, dell’”Osservatorio per la Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione” del Politecnico di Milano. Per esempio: mentre il Legislatore vuole una Pubblica Amministrazione completamente digitale, alcuni organi dello Stato richiedono ancora anche la versione cartacea dei documenti; molti uffici trattano la versione elettronica della fattura come una semplice immagine della corrispondente versione cartacea e non sono ancora in grado di sfruttare la sua struttura informatica; molti uffici richiedono troppe personalizzazioni all’interno del tracciato della fattura.
Un aspetto molto importante riguarda i fornitori: per comporre la fattura elettronica occorre disporre di un appropriato software che, per piccole aziende, piccoli professionisti e artigiani o comunque per chi annualmente emette poche fatture nei confronti della Pubblica Amministrazione può comportare uno specifico investimento sia economico che di competenze non giustificabile. Gravoso è anche il sistema di conservazione sostitutiva, altro obbligo che prevede un investimento per archiviare a norma di legge le fatture emesse. E’ vero comunque che sono comparse sul mercato diverse offerte di servizi che cercano di indirizzare anche queste situazioni. L’esperienza del settore pubblico, con i suoi aspetti sia positivi che negativi, deve essere considerata come l’”innesco” della diffusione della fatturazione elettronica anche nel settore privato, capace di imprimere un’accelerazione rispetto alla situazione attuale. Ora le imprese devono mandare le fatture attive alla Pubblica Amministrazione in un formato elettronico strutturato e si rendono conto che è meglio unificare il processo che gestisce le fatture attive estendendo così la fatturazione elettronica anche alle relazioni con le altre imprese. A questo punto si rendono ulteriormente conto che devono gestire anche il ciclo passivo di fatturazione in modalità elettronica e quindi richiedere ai loro fornitori fatture elettroniche in formato strutturato. In questo contesto si innesta il Decreto Legislativo n. 127 del 5 agosto 2015 che intende stimolare ancora di più questo processo con degli incentivi in termini di semplificazione e riduzione degli adempimenti fiscali. Il Decreto parla di rafforzamento dell’attività conoscitiva e di controllo delle amministrazioni fiscali. La finalità del Legislatore è quindi quella di introdurre delle disposizioni atte a modificare e potenziare l’attuale sistema di acquisizione delle informazioni di rilevanza fiscale (“attività conoscitiva”), razionalizzando gli adempimenti comunicativi e rendendoli meno onerosi per i contribuenti e più gestibili per l’Agenzia delle Entrate. La leva per rendere più efficiente questo processo di acquisizione delle informazioni connesse alle operazioni commerciali di vendita e di acquisto e certificate da fatture, ricevute e scontrini, è quella della tecnologia: fatturazione elettronica, trasmissione telematica dei corrispettivi e tracciabilità dei pagamenti. Questi dati oggi già vengono in gran parte forniti dal contribuente attraverso alcuni adempimenti comunicativi come spesometro, black list, elenchi riepilogativi delle prestazioni di servizi e acquisti di beni intracomunitari, comunicazione dati dichiarazioni d’intento, ecc.. L’obiettivo del Decreto è ora quello di ridurre gli attuali adempimenti di comunicazione rendendoli anche più semplificati e quindi di impostare un nuovo tipo di rapporto con il contribuente. Qui emerge il ruolo della fatturazione. Per effettuare la trasmissione telematica dei dati delle fatture attive, il contribuente dovrà generare un file strutturato con la valorizzazione di alcuni dati fiscalmente obbligatori: questo file strutturato è il presupposto del processo di fatturazione elettronica. L’Agenzia delle Entrate dovrà definire le modalità tecniche per la trasmissione dei dati della fattura, convergendo verso un formato che sia facilmente utilizzabile o che sia già utilizzato, quale il formato “FatturaPA”, per emettere fatture elettroniche: l’adempimento per la trasmissione telematica dei dati delle fatture potrà allora divenire una leva per generare e incentivare la fatturazione elettronica nel “Sistema Paese”. E’ auspicabile che il formato sia in linea con gli standard europei in modo da consentire alle imprese di competere a livello europeo con maggiore facilità. Il Decreto prevede che l’Agenzia delle Entrate metta a disposizione soluzioni tecniche gratuite per comporre e trasmettere la fattura elettronica e quindi anche per generare i file con i dati della fattura da trasmettere telematicamente all’Agenzia stessa. Inoltre, nel caso in cui il contribuente voglia effettuare la fatturazione elettronica (con il formato definito dall’Agenzia delle Entrate) al proprio cliente, per inviargliela può sfruttare gratuitamente il Sistema d Interscambio con le medesime regole attualmente in uso: l’Agenzia delle Entrate potrà acquisire automaticamente i dati della fattura, e solo quelli resi obbligatori dall’Agenzia delle Entrate. Inoltre, nel caso in cui il contribuente voglia effettuare la fatturazione elettronica (con il formato definito dall’Agenzia delle Entrate) al proprio cliente, per inviargliela può sfruttare gratuitamente il Sistema d Interscambio con le medesime regole attualmente in uso: l’Agenzia delle Entrate potrà acquisire automaticamente i dati della fattura, e solo quelli resi obbligatori dall’Agenzia delle Entrate. Dal punto di vista del mercato dell’offerta di soluzioni telematiche, si osserva che il Decreto prevede anche lo sviluppo di soluzione software da parte dell’Agenzia, mentre esistono già sul mercato numerosi prodotti, con diverse funzionalità e prezzo. Ci sono all’incirca 200 fornitori, che offrono soluzioni a prezzi che vanno da centesimi di euro a decine di euro per singola fattura. Sono già disponibili quindi diversi strumenti, alcuni dei quali, grazie alla loro economicità e semplicità d’uso riescono a coprire anche le esigenze delle piccolissime imprese, che devono comunque da parte loro fare uno sforzo per sviluppare una maggiore competenza informatica e di processo.
Dal punto di vista dei benefici, per sfruttare in pieno le caratteristiche della fatturazione elettronica, occorre che questa non sia un evento autonomo, ma sia integrata nel ciclo “Ordine–Pagamento” in modo che i dati possano essere condivisi in modo efficiente. Alcune analisi stimano un risparmio nelle registrazioni contabili dell’ordine di 1-1,5 euro a fattura. Giovanni Baruffini, Amministratore Delegato di Niuma, attiva nelle soluzioni basate sulla tecnologia di internet, conferma l’importanza dell’integrazione digitale dei processi aziendali: “L’e-procurement è un formidabile abilitatore del processo di digitalizzazione nella relazione tra impresa cliente e impresa fornitrice. Niuma supporta le imprese con una piattaforma completamente telematica in cui il flusso delle operazioni si svolge con continuità attraverso i passi del processo di acquisto. I dati nascono con un’iniziale richiesta interna di acquisto; servono per la ricerca e la qualificazione dei fornitori; sono successivamente utilizzati durante lo svolgimento del processo di negoziazione dove vengono ulteriormente arricchiti da dati di aggiudicazione; infine contribuiscono alla creazione e gestione dei contratti e degli ordini e alimentano il processo di fatturazione elettronica passiva e i sistemi amministrativi aziendali. La modalità operativa basata su transazioni on-line completamente dematerializzate si inserisce a pieno titolo nel processo di digitalizzazione del “Sistema Paese”. Si ottengono significativi risparmi economici e si riducono le difettosità delle operazioni, ma soprattutto si abbattono drasticamente i tempi, che nel processo del ciclo “Ordine–Pagamento” sono determinanti. La rapidità di gestione e di approvazione di una fornitura con la successiva creazione, condivisione, controllo e approvazione della relativa fattura, possibile solo attraverso un’operatività on-line, è un fattore critico per permettere, per esempio, un’eventuale richiesta di anticipo fattura da parte di un fornitore in crisi di liquidità. Sarà proprio la fattura elettronica approvata dal cliente a passare telematicamente a un operatore finanziario che potrà valutarla con tempestività e concedere il credito nei tempi compatibili con i bisogni del fornitore”.
Giampiero Volpi, Business analyst e-procurement
Pubblicato sulla rivista Approvvigionare, Novembre 2015
