Settembre 5, 2022
Quando si parla dei vantaggi che l’eProcurement può portare a un business, è bene contestualizzare la fase storica ed economica in cui la Supply Chain si trova. Secondo Accenture, il costo delle interruzioni della Supply Chain per le aziende europee potrebbe arrivare fino a 920 miliardi di euro da qui al 2023. Ecco perché un procurement resiliente è essenziale per i fornitori, gli acquirenti e, di fatto, per qualsiasi azienda nel contesto mondiale.
Il procurement, del resto, è una delle attività più critiche per un business, ma è stata storicamente una delle più sottovalutate. In molti casi l’approvvigionamento è stato considerato un processo di supporto, solo recentemente è stata riconosciuta come una funzione profondamente strategica. Pertanto, questo processo deve essere efficace, economico e rapido.
Le attuali interruzioni del commercio sono solo un sintomo della mancanza di automazione e dei processi obsoleti che tolgono stabilità al procurement. Perché questo accade? Come possono le aziende risparmiare tempo, prevenire perdite finanziarie e ottimizzare la redditività, introducendo nuove tecnologie per l’approvvigionamento nei loro processi quotidiani?
L’eSourcing, che si attua attraverso la configurazione e la pubblicazione di Richieste di Informazioni (RDI) e Richieste di Offerta (RDO), consente di condividere con i fornitori invitati le informazioni ed i documenti di gara, raccogliendo in maniera strutturata le informazioni e le offerte, e beneficiando di allineamenti automatici e alert di sistema.
Le Aste Elettroniche consentono di coinvolgere simultaneamente in una gara online i fornitori invitati, con l’obiettivo di ricevere dinamicamente delle offerte migliorative, migliorando i saving ottenibili, consentendo di risparmiare tempo sulla trattativa e garantendo la massima trasparenza al mercato.
L’eCatalog consente di governare meglio il processo di acquisto dei richiedenti, attraverso una preliminare negoziazione che consente di bloccare prezzi, item e condizioni di fornitura, riducendo la Maverick Spend. Gli utenti richiedenti possono quindi selezionare i prodotti/servizi richiesti da un catalogo, risparmiando parecchio tempo e consentendo alla Direzione Acquisti di ottenere una governance maggiore sugli ordini.
Abbiamo raccolto 6 vantaggi che l’eProcurement può portare a un business.
Grazie a un sistema automatizzato di eProcurement, si può visualizzare qualsiasi contratto in qualsiasi momento, controllare tutti i termini e le condizioni e assicurarsi che tutte le prestazioni siano conformi agli standard. La valutazione dei fornitori, attraverso il vendor rating preventivo ma soprattutto il supplier performance management, è un altro strumento che contribuisce alla trasparenza delle operazioni di procurement. Nel secondo, dopo aver collaborato con un fornitore, gli acquirenti possono valutarlo. In questo modo, il sistema crea una valutazione dell’affidabilità e della performance soggettiva e oggettiva dei fornitori, che rimane a disposizione dell’azienda.
Ogni acquisto commerciale può potenzialmente comportare errori costosi. L’input manuale è vulnerabile all’errore umano e questi errori possono influire negativamente sulla produttività di un’azienda. L’implementazione di sistemi di eProcurement automatizzati consente di ridurre al minimo tali rischi, evitando il double digit delle informazioni che, grazie all’integrazione tra i sistemi e i vari moduli, possono automaticamente passare da un sistema all’altro.
L’applicazione di nuove tecnologie come l’Intelligenza Artificiale è il motore più potente per velocizzare i processi e sollevare il team Acquisti da incarichi ripetitivi e ad alto rischio di errore. Pensiamo, ad esempio, alla validazione dei documenti dei fornitori, sia in fase di accreditamento che di rinnovo della loro posizione in albo. Per questo l’eProcurement, specie se supportato dall’applicazione di nuove e potenti tecnologie, può rivelarsi un valido aiuto nella organizzazione sistematica di alcuni task.
Ancora, l’eProcurement consente di ridurre le spese dei reparti Acquisti, sia in termini di saving diretti (generati dalle richieste di offerta e dalle aste online), sia in termini di saving indiretti (collegati alla riduzione del tempo-uomo per le attività a basso valore aggiunto). Questo consente di reinvestire i risparmi in altre aree e attività di maggior valore strategico, come lo sviluppo di nuovi prodotti. Un ulteriore vantaggio di un moderno sistema di eProcurement è che fornisce un cruscotto di analisi visiva per esaminare le spese, permettendo agli addetti ai lavori di controllare il flusso delle spese e avvisando se una richiesta è fuori budget.
Può succedere che un fornitore non riesca a completare l’ordine entro la scadenza, che consegni merce di qualità inadeguata o in quantità sbagliata. È certamente comprensibile dal punto di vista umano, ma può essere un danno incommensurabile per il business. Grazie all’eProcurement, le aziende possono valutare il coinvolgimento di altri fornitori in qualsiasi momento e mettere in pratica, così, una strategia di diversificazione d’impresa.
Tenendo conto di tutti i vantaggi menzionati, l’integrazione dell’automazione negli acquisti migliora l’efficienza operativa complessiva. Ciò si traduce in un’organizzazione più efficace della produzione, in una maggiore qualità dei prodotti acquistati e in un aumento della produttività dell’azienda.
Per sintetizzare: l’inclusione dell’eProcurement nei processi di gestione della spesa offre molteplici vantaggi, aumenta i profitti, incrementa la produttività, migliora l’efficienza degli acquirenti e contribuisce a ridurre i costi operativi. Una volta appreso l’uso del sistema di eProcurement, il processo di approvvigionamento diventa più economico e meno dispendioso in termini di tempo rispetto al procurement tradizionale. Le applicazioni di eProcurement miglioreranno le relazioni con i fornitori, ridurranno il tempo dedicato a compiti ripetitivi, aumenteranno l’efficienza e i margini di profitto.
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