Febbraio 7, 2022
Il sourcing strategico è una delle componenti più decisive del Procurement, ma quali sono i consigli per migliorare questo processo? La funzione di approvvigionamento, negli sviluppi degli ultimi anni, è passata dall’essere una funzione meramente operativa a profondamente strategica. Del resto, una volta il procurement era noto per l’imposizione di processi macchinosi, ma ormai molti team di professionisti degli acquisti sono lodati per la loro operatività agile, innovativa, per le loro iniziative di risparmio dei costi e, infine, per il ruolo cruciale che svolgono nel guidare la sostenibilità all’interno della catena di approvvigionamento.
Quando si tratta di perfezionare l’efficienza dell’approvvigionamento, però, il lavoro di un eroe del procurement non è mai veramente finito. Lungi dal fermarsi ai risultati ottenuti senza cercare ulteriori miglioramenti di performance, chi gestisce l’Ufficio Acquisti deve impegnarsi a lungo termine e in modo continuo per accelerare, efficientare e snellire i processi di sourcing.
Ecco 4 consigli per ottenere questi risultati.
Per compiere dei cambiamenti significativi, bisogna prima di tutto condurre una revisione approfondita dei processi esistenti. Quali fattori stanno causando colli di bottiglia o frenando un progresso significativo, e quanto sta costando all’organizzazione? Ci sono alcune aree in cui una maggiore efficienza avrebbe un impatto significativo e misurabile? Nello svolgere un’indagine come questa, ovviamente, è fondamentale consultare il team degli Acquisti e altri stakeholder chiave per il loro feedback e le loro intuizioni. Una volta che le informazioni rilevanti sono state raccolte, si sarà in grado di stabilire le priorità su come dirigere al meglio le vostre risorse e il vostro tempo.
Un processo di ordine di acquisto obsoleto ha un impatto sulla produttività dei dipendenti e sui profitti dell’organizzazione. I sistemi automatizzati danno agli Uffici Acquisti il controllo totale (e la tracciabilità) del ciclo dell’ordine di acquisto e la capacità di trasformare rapidamente le richieste dei dipendenti in ordini di acquisto. Non solo una piattaforma di eProcurement ridurrà le spese attraverso un sistema accessibile e intuitivo, ma permetterà di tracciare i costi d’impresa in tempo reale e migliorerà l’intera performance aziendale.
Le spese incongruenti e irregolari, che sono il campanello d’allarme più evidente di un sourcing poco strategico, sono causate tipicamente da una delle tre ragioni seguenti:
Il modo migliore per razionalizzare le spese è quello di educare la forza lavoro. Quando chi compone l’Ufficio Acquisti capisce lo scopo dietro i processi di approvvigionamento e come navigarli con facilità, la conformità migliorerà naturalmente. Di conseguenza, i team di procurement passeranno meno tempo a gestire i conflitti o a rincorrere contratti, fornitori e fatture, e potranno invece concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto. Anche in questo caso, un software di eProcurement che permetta a tutti i dipendenti di avere un quadro e l’accesso – differenziato in base alle autorizzazioni – alle Richieste di Acquisto è il modo perfetto per responsabilizzare e rendere consapevoli tutti i dipendenti di come funziona l’Ufficio Acquisti.
Il vostro team impiega molto tempo per identificare, valutare, qualificare un potenziale fornitore e inserirlo nell’albo? Semplificare questi passaggi porterà a un processo di approvvigionamento più snello e veloce, per non parlare del fatto che renderà la vita più facile anche ai vostri fornitori. Anche questa miglioria può essere ottenuta grazie all’utilizzo di software di eProcurement che in primo luogo riuniscono tutte le informazioni e la documentazione dei fornitori all’interno di un albo digitale; in secondo luogo, nelle piattaforme più evolute e potenti, tecnologie di Intelligenza Artificiale possono sostituire l’attività di verifica documentale che è abitualmente la fase che richiede il maggiore dispendio di energie e tempo da parte dell’Ufficio Acquisti.
